La base du management : la délégation

Même « vous » qui êtes sans nul doute quelqu’un possédant énormément de compétences et de qualités pouvait avoir besoin des autres. Mettez de côté votre amour propre et montrez du respect pour le talent des autres n’est pas inné, mais souvenez-vous que rien n’est plus difficile que l’exercice de la délégation.

Vous sentez vous stressés ou surchargés ? Ou avez-vous la sensation que votre carrière semble au ralenti ? Si c’est le cas alors vous pourriez avoir besoin de développer vos compétences en délégation.

Si vous travaillez en tant qu’indépendant, vous pouvez aisément comprendre que quelque soit vos efforts, vos limites sont rapidement atteintes et cela même si vous travaillez très dur pour parvenir à répondre à votre charge de travail. En fait, la capacité de travail est conditionnée par le nombre d’heures potentiel que vous pouvez travailler au cours d’une journée. Cependant, si vous êtes bon à votre travail, vos clients voudront de plus en plus de vous. Cela peut conduire à une réelle pression et à de la surcharge. Aussi vous ne pouvez pas faire tout ce que tout le monde veut de vous et, d’une certaine manière, augmenter votre stresse et donner le sentiment que vous ne parvenez pas à satisfaire vos clients car vous devrez à un moment donné « en laisser » comme on dit.
Pour retourner cette situation à votre avantage, vous avez là un terrain propice pour explorer une opportunité qui peut vous apporter plaisir et succès au travail. Ainsi une des façons les plus courantes de surmonter cette limitation est d’apprendre à déléguer votre travail à d’autres personnes. Si vous réussissez ce challenge, vous pouvez rapidement construire une équipe forte qui saura répondre aux exigences de vos clients. C’est pourquoi la délégation est une compétence très importante, et c’est celle que vous devez absolument avoir dans votre boîte à outil d’entrepreneur !

Pourquoi les gens ne délèguent-ils pas ?

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Pour comprendre comment déléguer correctement, il est important de comprendre pourquoi les gens ne délèguent pas. Les gens ne délèguent pas car la délégation demande un gros effort de préparation. Après tout, qu’est-ce qui est le plus facile ? La conception et la rédaction de contenu pour une brochure qui fait la promotion d’un nouveau service dont vous avez été le fer de lance – réalisé uniquement par vous-même – , ou d’avoir constituer une équipe et faire faire ce travail ?

Vous connaissez le contenu de ce que vous souhaitez faire. Vous pourriez même réaliser ce travail les yeux fermés… Il serait donc aisé pour vous de vous asseoir et de commencer à écrire. Vous y prendriez même un certain plaisir ! La question pourtant est de savoir si vous ne pourriez pas faire autre chose de votre temps.

Alors qu’au premier abord, il serait plus aisé pour vous de faire les choses par vous-même plutôt que d’expliquer la stratégie derrière la brochure à quelqu’un d’autre, il y a deux raisons principales qui font qu’il est préférable de déléguer la tâche à une autre personne.

Tout d’abord, si vous avez la possibilité de mener une nouvelle campagne, et donc de répondre à une nouvelle opportunité, déléguer vous permet de vous concentrez sur d’autres aspects de votre méthode plutôt que de rester cantonné à l’utilisation de votre temps pour les activités à faible valeur ajoutée. Vous pouvez alors développer encore une nouvelle stratégie, encore plus gagnante, et avoir d’autres nouvelles idées. En faisant le travail vous-même, vous pouvez ainsi faire un meilleur usage de votre temps.

Deuxièmement, par une participation significative d’autres personnes dans le projet, vous développez les compétences et les capacités de ces personnes. Cela signifie que la prochaine fois qu’un projet similaire se présente, vous pouvez déléguer vos tâches avec un haut degré de confiance et avec un investissement beaucoup plus faible.

La délégation vous permet de faire un meilleur usage de votre temps et de vos compétences, et elle aide les membres de l’équipe à grandir et se développer pour atteindre leur plein potentiel dans l’organisation.

Quand déléguer ?

La délégation est un modèle « gagnant-gagnant » lorsque vous parvenez à l’utiliser de manière appropriée, ce qui signifie que vous ne pouvez pas déléguer n’importe quelle tâche. Pour déterminer premièrement quand la délégation est adaptée, il y a cinq questions clés que vous devez vous poser :

– Y a-t-il quelqu’un d’autre qui possède l’information ou l’expertise nécessaire pour accomplir la tâche? Est-il potentiellement possible que cette tâche soit réalisée par quelqu’un d’autre ou est-il essentiel que vous la faisiez vous-même?

– Est-ce que la tâche peut constituer une opportunité pour faire grandir et se développer les compétences d’une autre personne?

– Est-ce une tâche qui reviendra, sous une forme similaire, à l’avenir?

– Avez-vous assez de temps pour déléguer le travail efficacement ? Le temps alloué à la préparation de la délégation doit être suffisant pour qu’une bonne formation puisse être organisée et apporter des réponses aux questions posées ainsi que des possibilités de vérifier les progrès réalisés ou de reprendre la formation, si cela est nécessaire.

– Cette tâche doit-elle être déléguée ? Les tâches essentielles pour le succès à long terme (par exemple, le recrutement des bonnes personnes pour votre équipe) doivent faire l’objet de toute de votre attention et ne peuvent, en aucun cas, être déléguées.

Si la réponse est affirmative pour au moins quelques-unes des questions ci-dessus, alors il pourrait être intéressant de déléguer la tâche ainsi analysée.

Les autres facteurs qui contribuent à la délégation d’une tâche comprennent:

– Le planning / les délais du projet.

– Combien de temps la personne est-elle disponible pour faire le travail?

– Aurez-vous suffisamment de temps pour refaire le travail si celui-ci n’est pas fait correctement la première fois?

– Quelles sont les conséquences si le travail n’est pas réalisé à temps ?

Vos attentes ou les objectifs pour le projet ou la tâche incluant :

– A quel point la qualité impacte-t-elle le résultat du travail réalisé ?

– Est-ce qu’un résultat « à minima » suffit-il ?

– Un échec serait-il rédhibitoire ?

– Un échec aurait-il une influence sur un autre projet ?

Cela étant dit, en prenant en compte toutes ces conditions, rien ne dit que la tâche déléguée sera réalisée avec succès. Vous devez également tenir compte de la personne à qui vous allez déléguer la tâche et comment vous allez le faire.

Le Qui et Comment de la délégation

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Ayant décidé de déléguer une tâche, il y a d’autres facteurs à considérer. Le plus méthodologique est d’utiliser un formulaire sur lequel vous reporterez les noms des personnes auxquels vous déléguez une tâche et les noms de celles à qui vous envisagez de confier une tâche.

A qui devez-vous déléguer ?

Les facteurs à considérer ici comprennent :

– L’expérience, les connaissances et les compétences de la personne à laquelle s’applique la tâche déléguée.

– Quelles sont les connaissances, les compétences et l’attitude que la personne possède déjà?

– Avez-vous le temps et les ressources pour fournir la formation nécessaire?

– Quel est le style de travail préféré de la personne ?

– Quel est le niveau d’autonomie de la personne?

– Qu’est-ce qu’il ou elle recherche dans son travail? Quels sont ses objectifs à long terme et ses intérêts, et comment les aligner avec le travail proposé ?

– Considérer la charge de travail actuelle de cette personne.

– Est-ce que la personne a le temps pour prendre une charge supplémentaire ?

– Savez-vous si cette tâche exige un remaniement en termes de responsabilités et de charges de travail?

Lorsque vous commencez à déléguer, vous remarquerez sûrement qu’il ou elle prend plus de temps que vous le faites pour effectuer des tâches. C’est en fait parce que vous êtes un expert dans le domaine et la personne à qui vous avez délégué en est encore à un niveau d’apprentissage. Soyez patient : si vous avez choisi la bonne personne à qui déléguer, et vous avez correctement organisé cette délégation, vous verrez qu’il ou elle deviendra rapidement compétent et fiable.

Comment devez-vous déléguer? Utilisez les principes suivants pour une délégation réussie:

– Définir clairement les objectifs et les résultats souhaités (un objectif SMART est requis – Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et inscrit dans le Temps).

– Identifier clairement les contraintes et les limites. Où se situent les rôles et les responsabilités si la personne :

– Attend qu’on lui dise quoi faire?

– Demande ce qu’il faut faire?

– Demande des recommandations sur ce qu’il faut faire avant d’agir ?

– Prend des initiatives puis périodiquement reporte ?

Lorsque cela est possible, inclure les personnes dans le processus de délégation et leur donner les moyens de décider quelles tâches doivent leur être déléguées et quand.

Faire correspondre le niveau de responsabilité avec le niveau d’autorité. Comprenez que vous pouvez déléguer certaines responsabilités, mais vous ne pouvez pas déléguer l’autorité que vous représentez…

Déléguer au niveau organisationnel le plus bas possible. Je m’entends : les personnes se trouvant les plus proches des tâches à réaliser, y compris dans leur conception, sont les mieux placés par rapport au travail à réaliser parce qu’ils ont la connaissance la plus proche du détail, au quotidien. Ceci augmente également l’efficacité au travail et aide au développement des personnes.

Fournir un soutien adéquat et être disponible pour répondre aux questions. Assurer le succès du projet à travers la communication et le contrôle continu ainsi que la mise à disposition de ressources et de budgets.

Concentrez-vous sur les résultats

Préoccupez-vous de ce qui doit être accompli, plutôt que de détailler la façon dont le travail doit être fait: Votre chemin n’est pas nécessairement le seul ou même la meilleure manière d’accomplir le travail ! Laissez la personne le soin de contrôler ses propres méthodes et processus. Cela facilite le succès et la confiance.

Évitez la «délégation par le haut » qui ne permet pas à la personne de vous transférer à nouveau la responsabilité de la tâche si un problème apparaît : dans ce cas apportez des recommandations et ne pas simplement fournir une réponse « prête à l’emploi ».

Renforcer la motivation et l’engagement en argumentant à quel point sera l’impact du succès sur les récompenses financières, les opportunités futures, la reconnaissance informelle, et les autres retours si le projet est un succès. Assurez la reconnaissance ou le mérite des personnes.

Établir et maintenir le contrôle

De discuter des échéances et les délais.

De convenir d’un entretien régulier pour réaliser une revue des progrès du projet.

Faire les ajustements si nécessaire.

Prenez le temps d’examiner tous les travaux soumis.

En examinant soigneusement ces points clés avant et pendant le processus de délégation, vous verrez que vous déléguerez avec plus de succès.

Gardez le contrôle

Maintenant que vous savez travailler en passant pas les étapes décrites ci-dessus, assurez-vous que les membres de votre équipe sont alignés. Prenez le temps d’expliquer pourquoi ils ont été choisis pour ce travail, ce qu’on attend d’eux au cours du projet, les objectifs du projet, tous les délais, les échéances et les ressources dont ils peuvent bénéficier. Et convenir d’un planning avec les phases de contrôle avec des mises à jour régulières concernant les progrès.

Enfin, assurez-vous que les membres de l’équipe savent que vous voulez savoir si des problèmes se produisent, et que vous êtes disponibles pour des questions ou des conseils afin que le travail progresse.

Nous savons tous en tant que managers, que nous ne devrions pas micro-gérer. Toutefois, cela ne signifie pas que nous devons laisser la maîtrise des choses nous échapper. En déléguant efficacement, nous devons trouver l’équilibre parfois difficile entre donner assez d’espace pour les membres de l’équipe, afin qu’ils utilisent au mieux leurs capacités, tout en continuant à contrôler et à soutenir d’assez près pour s’assurer que le travail est fait correctement et efficacement (la confiance n’exclue pas le contrôle comme on dit 😉 ).

L’importance de l’adhésion totale

Lorsque le travail délégué vous est livré, prenez le temps de le vérifier soigneusement. Si possible, n’acceptez que le travail de qualité et entièrement terminé. Si vous acceptez un travail dont vous n’êtes pas totalement satisfait, un membre de votre équipe n’apprendra pas à réaliser le travail correctement. Pire, vous serez entrain d’accepter une phase de travaux que vous aurez probablement besoin d’achever vous-même… Cela vous surchargera et signifiera que vous n’aurez pas le temps de faire votre propre charge de travail correctement. Bien sûr, quand le standard attendu est atteint, assurez-vous de reconnaître et récompenser l’effort. En tant que leader, vous devriez apporter un soin particulier à complimenter les membres de votre équipe chaque fois que vous êtes impressionnés par ce qu’ils ont réalisé. Cet effort de votre part participera au long chemin qui mène à la confiance en soi et bâtira l’efficacité des membres de l’équipe qui sauront s’améliorer pour la prochaine tâche déléguée. Par conséquent, vous gagnez sur tous les tableaux.

Quelques points clés :

A première vue, la délégation peut être ressentie comme plus de tracas qu’elle ne rapporte, mais en déléguant efficacement, vous pouvez grandement augmenter la quantité de travail que vous pouvez réaliser, vous et votre équipe.

Lorsque vous organisez la charge de travail de sorte que vous travaillez sur les tâches qui ont la plus haute priorité pour vous, et vous laissez d’autres personnes travaillaient sur des travaux intéressants et stimulants, vous avez alors une des recettes qui mène au succès.

En résumé…

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Pour déléguer efficacement, choisir les bonnes tâches à déléguer, identifier les bonnes personnes pour déléguer, déléguer et déléguer avec méthode ! Il y a beaucoup à gagner en procédant de la sorte et vous obtiendrez beaucoup plus une fois que vous saurez déléguer efficacement.

Et vous ? Avez-vous une ou des expériences de délégation ?

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